「AIに任せたい」は、まだ仕事になっていない

ここまで読んで、

「調べてまとめる仕事はAIに任せられそう」
「AIの同僚という考え方は分かった」

そう感じた人も多いと思います。

ただ、ここで一番大事な壁があります。

それは、

「任せたい」という気持ちと、「任せられる仕事」は別物

という点です。

仕事として任せるには「仕様」が必要

人に仕事を頼むときも、こういうことを無意識に決めています。

・何をやってほしいのか
・どこまでやるのか
・どんな形で返してほしいのか

AIの同僚も同じです。

そこで使うのが、「業務仕様書」という考え方です。

図１：『調べてまとめる仕事』を分解した業務フロー（人とAIの分担）

「調べてまとめる仕事」を分解してみる

一見シンプルなこの仕事も、実は中身はいくつかに分かれています。

・テーマを受け取る
・情報を集める
・整理する
・形にして返す
・人が確認する

このうち、

「集める」「整理する」「形にする」

ここをAIの同僚に引き取らせます。

AIの同僚用「業務仕様書」を書いてみる

ここからが本題です。

難しいことはしません。
次の項目を埋めるだけです。

図２：AIの同僚を作るための「業務仕様書テンプレート」

① 同僚の役割

・例：市場調査の下準備担当

② 任せる仕事

・指定テーマについて情報を調べる
・重要ポイントを3点に整理する
・社内共有向けにまとめる

③ 任せない仕事

・結論の決定
・社外向けの発信
・最終的な判断

④ 入力してもらう情報

・テーマ
・目的（社内共有／検討用など）
・対象（業界、顧客層など）

⑤ 出力の形式

・概要（数行）
・ポイント3点
・参考情報（リンクや出典）

⑥ 人が確認するポイント

・情報の正確性
・自社文脈に合っているか
・抜け漏れがないか

この仕様書があると、何が変わるのか

この「業務仕様書」があるだけで、次のことが起きます。

・毎回、頼み方を考えなくていい
・出力の形が安定する
・任せすぎて不安になることがない

つまり、

「AIに頼む」から「業務として回す」状態になる

ということです。

Difyは、この仕様書を“守らせる仕組み”

ここで初めて、Difyの役割がはっきりします。

Difyは、

・この役割で
・この範囲の仕事だけをして
・この形で返す

という仕様を、AIの同僚に守らせ続けるための道具です。

逆に言えば、この仕様書がない状態でDifyを触ると、

「結局、何を作っているのか分からない」

となりがちです。

まずは1枚、書いてみるのがおすすめ

最初から完璧に作る必要はありません。

・A4一枚分
・メモレベル

それで十分です。

この仕様書を書いた瞬間、

「この仕事、実は自分が全部やる必要なかったな」

と気づく人も多いはずです。

次回予告

次回は、この「調べてまとめる同僚」を例に、
Difyの画面上で何を設定しているのかを、
業務仕様書と対応づけながら解説します。

画面は出てきますが、
「操作説明」ではなく「仕事との対応関係」が主役です。

<文/岡崎 凌>