文章を書く仕事は、なぜこんなに消耗するのか

メール、社内文書、報告書、資料の文章。
ビジネスパーソンは、毎日のように文章を書いています。

しかも多くの場合、

・内容はだいたい同じ
・書く目的も決まっている
・前にも似たような文章を書いている

それでも、書き始めると手が止まります。

「最初の一文、どうしよう」
この瞬間が、一番疲れるのではないでしょうか。

消耗の正体は「書くこと」ではなく「白紙」

文章作成で一番エネルギーを使うのは、
実は「文章を整えること」ではありません。

何もない状態から、
形を作り始めることです。

・構成を考える
・言い回しを迷う
・トーンを気にする

この段階で、思考の体力が削られていきます。

図１：文章作成を「白紙から始める場合」と「たたき台から始める場合」の違い

だから、AIの同僚に「先に書かせる」

ここでも発想は同じです。

AIの同僚にやらせるのは、
「完璧な文章を書くこと」ではありません。

白紙を埋めること。
つまり、たたき台を作ることです。

AIの同僚への頼み方（考え方）

・この内容で
・この目的向けに
・たたき台を作って

細かい言い回しや完成度は、
この段階では気にしません。

実際の業務での使われ方（会話イメージ）

ある日のやり取り

あなた：「社内向けに、この件を共有する文章のたたき台を作ってほしい」
AIの同僚：「了解です。構成案と文章案を作成します」

数分後。

AIの同僚：「たたき台を用意しました」
あなた：「OK。あとは自分で整える」

この時点で、あなたの仕事はこう変わっています。

・書き始める負担がない
・全体構成を一目で確認できる
・直すことに集中できる

どこまでAIに書かせて、どこから人が直すのか

ここも線引きをはっきりさせておきましょう。

図２：文章作成における、AIの同僚と人の役割分担

AIの同僚がやること。

・構成案作成
・文章のたたき台作成
・形式を整える

人がやること。

・内容の正確性チェック
・ニュアンス調整
・最終的な表現の判断

この分担を守ると、
「思った文章と違う」というズレは問題になりません。

文章の質が上がる理由

AIの同僚を使うと、
文章が雑になると思われがちです。

実際は逆です。

・全体を俯瞰して直せる
・感情的にならずに調整できる
・時間に余裕が生まれる

結果として、文章の質は安定します。

この仕事は「手放す」効果が大きい

文章作成は、
自分でやってしまいがちな仕事です。

でも、最初の一歩をAIの同僚に任せるだけで、
負担は大きく減ります。

「書く仕事が多い人」ほど、
効果を実感しやすい使い方です。

次回予告

次回は、「同じ質問に何度も答える仕事」をテーマに、
問い合わせ対応をAIの同僚にどう引き取らせているのかを見ていきます。

一度任せると、手放した効果が一番分かりやすい仕事です。

<文/岡崎 凌>