「調べてまとめるだけ」なのに、なぜこんなに時間がかかるのか

業務の中で、こんな仕事はありませんか。

・市場や事例を調べてまとめる
・社内向けに情報を整理して共有する
・上司から「これ、ざっと調べておいて」と言われる

やっていること自体は難しくない。
判断もそこまで求められない。

それなのに、気づくと時間がどんどん溶けていく。
これが「調べてまとめる仕事」の厄介なところです。

この仕事の正体は「思考」ではなく「処理」

多くの場合、この手の仕事でやっているのは次の流れです。

・情報を探す
・必要そうな部分を抜き出す
・ある程度整理する
・それっぽくまとめる

ここで冷静に考えてみると、
「自分で考えなければならない時間」は、実はそれほど多くありません。

大半は、情報を集めて形にする「処理の時間」です。

図１：調査・整理・報告の流れ

だからこそ、AIの同僚に引き取らせやすい

この「処理の時間」は、AIの同僚が最も得意とする部分です。

重要なのは、
AIに「考えさせよう」としないこと。

やるべきなのは、こういう頼み方です。

AIの同僚への頼み方（考え方）

・このテーマについて情報を集めて
・ポイントを整理して
・報告用にまとめて

ここでは、結論を出させません。
評価もさせません。

あくまで「下準備担当」です。

実際の業務での使われ方（会話イメージ）

ある日のやり取り

あなた：「この業界の最近の動きを、社内共有用にまとめてほしい」
AIの同僚：「了解です。概要と主要ポイントを整理します」

数分後。

AIの同僚：「情報を整理しました。参考リンクも付けています」
あなた：「ありがとう。ここから補足して出そう」

あなたがやっているのは、
「ゼロから作る」ことではありません。

「整った材料を見て、判断する」だけです。

どこまでAIに任せて、どこから人がやるのか

ここで線引きをはっきりさせておきましょう。

図２：調べてまとめる仕事における、人とAIの役割分担

AIの同僚が引き取る部分。

・情報収集
・整理
・たたき台作成

人がやる部分。

・重要度の判断
・取捨選択
・最終的な伝え方の調整

この分担を意識するだけで、
「任せすぎて失敗する」ことはほぼなくなります。

「丸投げ」ではなく「下請け」に近い感覚

AIの同僚への仕事の任せ方は、
外部の下請けに仕事を出す感覚に近いです。

・指示は具体的に
・成果物はチェックする
・最終責任は自分が持つ

この距離感が、一番うまくいきます。

この仕事から始めるのがおすすめな理由

「調べてまとめる仕事」は、

・失敗しても致命傷になりにくい
・成果が目に見えやすい
・時間削減の効果が分かりやすい

という特徴があります。

AIの同僚を迎える最初の仕事として、これ以上向いているものはありません。

次回予告

次回は、「毎回ゼロから考えている文章」をテーマに、
メールや文書作成をAIの同僚にどう引き取らせているのかを見ていきます。

書く前に疲れる仕事ほど、手放すと効果が大きいからです。

<文/岡崎 凌>